La dématérialisation des documents pour améliorer la gestion de projets BTP

L’échange de documents est un point crucial de la gestion de chantier dans le BTP.

De nombreuses informations techniques, administratives et financières circulent. Elles doivent être archivées avec précision et maintenues accessibles à l’ensemble des personnes intervenant dans la gestion des chantiers : architecte, maître d’œuvre, co-traitant ou sous-traitant, comptable… Pour répondre à ces besoins spécifiques et fluidifier la circulation des documents, des solutions existent. C’est par exemple le cas des modules de dématérialisation de documents, qui permettent de les scanner, stocker, mettre à jour, puis de les partager en toute simplicité. Cela apporte de nombreux bénéfices, notamment en termes de gestion comptable et de gain de productivité.

Optimiser la gestion comptable

La gestion manuelle des documents comptables nécessite une organisation rigoureuse, parfois fastidieuse qu’il est difficile de tenir. Le délai moyen de traitement d’une facture, de sa réception à son paiement, est en moyenne de 2 semaines pour un coût de traitement standard estimé autour des 14 euros. Automatiser ce processus peut faire gagner beaucoup de temps et éviter beaucoup d’erreur lors de la saisie dans votre logiciel.

Les logiciels de gestion BTP peuvent alors rendre un précieux service en facilitant cette tâche. En effet, certains sont justement équipés de systèmes de reconnaissance automatique des éléments de factures (libellés, montant HT, TVA…). Les écritures comptables sont ainsi générées automatiquement, avec rapidité et fiabilité. La dématérialisation des documents comptables permet aussi d’alimenter sans ressaisie les déboursés chantiers et de relier, sans erreurs, les factures aux bons de commande. Ainsi, le contrôle des coûts et des achats est automatisé, c’est toute la comptabilité qui est optimisée.

Améliorer la gestion du suivi chantier et gagner en productivité

Grâce au stockage et au classement des documents dans une solution dédiée aux entreprises du BTP, il est facile de suivre avec précision les chantiers. Les commandes fournisseurs ou les provisions peuvent être suivies au jour le jour pour éviter les ruptures de stock, améliorer l’approvisionnement et la gestion des matériaux.

Il est également possible de rapprocher les bons de commande aux bons de livraison. Ainsi, les tableaux de bord de suivi des chantiers sont mis à jour quasiment en temps réel, pour une meilleure maîtrise de la rentabilité des chantiers.

Fluidifier l’accès aux informations de gestion

L’une des particularités du BTP est la mobilité de ses intervenants. Se déplaçant quotidiennement, ces derniers doivent pouvoir transmettre ou consulter des informations utiles à l’avancée des chantiers où qu’ils se trouvent et à tout moment (chantiers, bureaux, entrepôts…).

Grâce à Tiamp et son module de dématérialisation, les données scannées (bons de réception, factures d’achats et de fournisseurs, devis, avenants…) sont accessibles depuis un navigateur internet ce qui facilite leur consultation ou envoi. Celle-ci peut se faire directement depuis une tablette ou un mobile, sur le terrain.

La dématérialisation des documents, un module très apprécié dans Tiamp

Tiamp, intégré de gestion modulaire dédié aux PME et ETI du bâtiment, est une solution complète visant à faciliter le quotidien des professionnels du BTP. Son système intégré de dématérialisation de documents fluidifie l’accès aux informations, au profit d’une meilleure gestion comptable et de gains de productivité importants.

Depuis plus de 20 ans, WinLog répond aux besoins logiciels des PME et ETI du BTP et se donne tous les moyens pour appréhender les besoins de ces derniers, pour leur apporter des réponses concrètes et intégrer dans ses solutions, toutes leurs spécificités. C’est ce qui confère à ce jour à WinLog, une très forte expertise métier et à Tiamp son ERP de gestion une très grande richesse fonctionnelle.